Schatten-IT in Unternehmen

4 Herausforderungen, die zu bewältigen sind

Während die IT-Abteilung mit viel Mühe für Sicherheit und Ordnung sorgt, arbeiten (oft im Home Office) Mitarbeiter mit nicht genehmigten Tools und privaten Geräten – das nennt man in Fachkreisen auch Schatten-IT.

Auf den ersten Blick mag es ganz praktisch und vielleicht sogar kostensparend wirken, dass Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen. Auf den zweiten Blick wird es jedoch potenziell gefährlich. Doch was macht die Schatten-IT eigentlich so problematisch und was kann man dagegen tun?

1. Sicherheitsrisiken durch fehlende Kontrolle

Schatten-IT und Sicherheit – ein Widerspruch in sich. Denn was der IT-Abteilung nicht bekannt ist, wird auch nicht geschützt. Wer mag es Cyberkriminellen verdenken, dass sie solche Schwachstellen mit offenen Armen begrüßen? Besonders problematisch sind unsichere Passwörter, unverschlüsselte Datenübertragungen oder Geräte ohne grundlegende Sicherheitsmaßnahmen.

Ein alltägliches Beispiel: Mitarbeiter greifen zu einer praktischen Dateiübertragungs-App, weil die offiziellen Lösungen zu umständlich wirken. Klingt harmlos? Nicht ganz, wenn diese App sensible Daten in der Cloud speichert – unverschlüsselt und damit angreifbar.

Tools wie ein Mobile Device Management (MDM) oder spezialisierte iOS MDM Software schaffen hier Abhilfe. Sie überwachen Geräte und Anwendungen zentral und verhindern, dass unautorisierte Apps überhaupt genutzt werden können.

2. Compliance-Verstöße durch unautorisierte Datenspeicherung

Schatten-IT und Datenschutz – das ist wie Öl und Wasser. Wenn vertrauliche Daten in nicht genehmigten Anwendungen verarbeitet werden, entstehen Risiken, die nicht nur teuer, sondern auch peinlich werden können. Stichwort DSGVO: Ein Verstoß kann schnell hohe Bußgelder nach sich ziehen, von Imageschäden ganz zu schweigen.

Mitarbeiter speichern Kundendaten in einem kostenlosen Online-Tool, weil sie schnell verfügbar sein müssen. Leider liegen diese Daten nun auf Servern außerhalb der EU – und das Unternehmen weiß nichts davon. Bestimmte Plattformen bieten eine zentrale Lösung, um solche Fauxpas zu vermeiden. Sie sorgen dafür, dass Daten dort bleiben, wo sie hingehören: in einem sicheren und konformen Rahmen.

3. Zusätzliche Kosten durch ineffiziente IT-Strukturen

Auf den ersten Blick spart Schatten-IT Kosten, schließlich zahlen viele Mitarbeiter ihre Tools selbst. Doch langfristig wird es teuer. Unkontrollierte Anwendungen und Geräte verursachen Lizenzgebühren, Wartungskosten und Kompatibilitätsprobleme, die das IT-Budget belasten. Es ist wie mit einem undichten Wasserhahn – anfangs tropft es nur, am Ende läuft die Rechnung über.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Abteilung nutzt ohne Absprache eine eigene Projektmanagement-Software. Irgendwann muss die IT eingreifen, um Daten in das offizielle System zu integrieren. Der Aufwand? Zeit, Finanzen und jede Menge Nerven. Durch klare Vorgaben und zentrale Verwaltung lassen sich solche Stolpersteine vermeiden.

4. Beeinträchtigung der IT- und Unternehmensprozesse

Schatten-IT stört Prozesse, ohne dass jemand so richtig darüber sprechen möchte. Unkontrollierte Tools und private Geräte passen selten nahtlos in die bestehende IT-Landschaft. Daten werden isoliert verarbeitet, Systeme funktionieren nicht miteinander – und am Ende bleibt die Arbeit an jemandem hängen, der das Chaos aufräumen muss.

Fazit: Herausforderungen als Chance begreifen

Schatten-IT zeigt, wo offizielle Lösungen an ihre Grenzen stoßen und wie Unternehmen ihre IT verbessern können. Mit den richtigen Tools – wie MDM-Systemen –, Firmengeräten und einem offenen Blick für die Bedürfnisse der Mitarbeiter lassen sich nicht nur Sicherheitslücken schließen, sondern auch Innovationspotenziale heben. Schatten-IT ist also keine Katastrophe – sondern eine Chance.