Tagungen und Seminare organisieren

So geht die perfekte Planung

Sie heißen Tagungen, Konferenzen, Kongresse oder auch Team-Events.
Inhaltlich unterscheiden sie sich zwar, aber ihr gemeinsamer Nenner
ist immer, dass ein Unternehmen eine Veranstaltung organisiert, die
jenseits des normalen betrieblichen Ablaufs steht. Perfekte Planung
zwischen Rahmenprogramm, Tagungshotel und zusätzlichen Aktivitäten
ist deshalb absolute Pflicht – das gilt umso mehr, wenn auch
betriebsferne Personen daran teilnehmen sollen.

Denn: Eine derartige Veranstaltung ist immer ein wichtiges
Aushängeschild für ein Unternehmen und kann je nach Erfolg deshalb
sowohl über Wohl wie Wehe entscheiden. Doch worauf sollte man achten,
wenn einen der Chef mit der Planung betraut hat? Der folgende Artikel
zeigt es Schritt für Schritt.

1. Die Eckdaten

Die wichtigste Aufgabe ist es, zunächst festzulegen, um was für eine
Art Veranstaltung es sich handelt. Denn zwischen Workshop, Tagung und
Kongress gibt es
teilweise
himmelweite Unterschiede und das nicht nur hinsichtlich der
Teilnehmerzahl.

Davon ausgehend müssen dann die weiteren Eckdaten abgeklärt werden:

• Das grundsätzliche Programm, also generelle Inhalte,

Themenschwerpunkte.[/*]

• Das Budget. Daran richtet sich alles weitere

aus.[/*]

• Die Teilnehmer und diejenigen, die dort als Experten

referieren sollen. (ganz wichtig: Die Experten so früh wie möglich
kontaktieren. Je nach ihrer Wichtigkeit muss die gesamte Veranstaltung
an deren Terminkalender ausgerichtet werden).[/*]

• Das Datum der

Veranstaltung (Maßgeblich sind hier die Experten sowie ferner die
Möglichkeiten des Veranstaltungsortes sowie ggf. übergeordnete
Ansatzpunkte, etwa eine große Messe, in deren Rahmen die
Veranstaltung stattfinden soll).[/*]

Um einen Zeitrahmen zu nennen: Diese Schritte müssen definitiv und
grundsätzlich mehrere Monate im Vorfeld absolviert werden. Das gilt
ganz besonders, wenn eine Messe mit im Spiel ist, denn zu solchen
„Magneten“ werden grundsätzlich viele Nebenveranstaltungen
geplant. Wer hier zu spät ist, bekommt nicht nur mitunter Probleme
mit der Location, sondern auch den Teilnehmern – weil diese
vielleicht schon zu anderen Veranstaltungen zugesagt haben.

Wer vollkommen auf Nummer sicher gehen will, hat ein dreiviertel bis
ein Jahr vor dem Stichtag bereits alles in trockenen Tüchern.

Übrigens empfiehlt es sich definitiv, die Planung nicht allein zu
stemmen. Selbst eine vergleichsweise kleine Veranstaltung hat viele
Details, die Arbeit machen. Es muss nicht gleich ein ganzes
Planungskomitee sein, aber innerbetriebliche Helfer wird man zwingend
benötigen.

2. Die Location

Es gibt Veranstaltungen, die können durchaus im Konferenzraum eines
Unternehmens durchgeführt werden. Allerdings sind das die wenigsten.
In der Realität wird es darauf hinauslaufen, die Veranstaltung an
einem externen Ort stattfinden zu lassen.

Sonderfall Messe: Hier sollte man sich primär davon leiten lassen,
dass eine räumliche Nähe vorhanden ist. Wenn etwa die Messe hier in
Aachen stattfindet, wäre eine Location im Frankfurter Raum schlicht
fehlgeplant, weil es für die Teilnehmer schwierig bis unmöglich
wäre, beides wahrzunehmen.

Jenseits dieses einengenden Faktors hat man jedoch alle Freiheiten.
Und man sollte sie nutzen, denn mit einem nicht nur funktionellen,
sondern auch angenehmen Tagungsort steht und fällt ein wichtiger Part
des Gesamteindrucks über die Veranstaltung.

Das bringt uns zu Tagungshotels. Hier hat man den Vorteil, eine
Location zu bekommen, die voll und ganz auf die Belange dieser
speziellen Form des Meetings ausgelegt ist – sowohl in
organisatorischer wie technischer Hinsicht. Zudem liegen sie oft in
reizvoller landschaftlicher Atmosphäre und bieten
Übernachtungsmöglichkeiten.

• Für Veranstaltungen in Raum Köln-Düsseldorf böte sich das

Tagungshotel Land Gut Höhne in
Mettman an. Das Hotel ist gut und schnell vom Düsseldorfer
Hauptbahnhof zu erreichen. Mit einem vielfältigen Angebot
unterschiedlicher Tagungsräume, einer großen Parkanlage, regionaler
und japanischer Küche, zwei hauseigenen Tennisplätzen, einer Therme
mit Fitness-Studio, Pool und Saunabereich sowie zwei Golfplätzen in
der Nachbarschaft bietet es Rahmen für Veranstaltungen bis zu 200
Personen.[/*]

• Für Veranstaltung im Aachener Raum bietet sich

dagegen das Kasteel
Bloemendal im niederländischen Vaals an – direkt an der A1
und keine zehn Minuten Fahrt von Aachen aus gelegen. In dem
herrschaftlichen Schloss gibt es fünf Tagungsräume, 77 luxuriöse
Zimmer und eine saisonale Küche, deren Ausrichtung in Absprache
festgelegt werden kann. Direkt in der Nähe gibt es insgesamt 20
Golfplätze.[/*]

• Für Veranstaltungen im Köln/Bonner Raum hingegen

stünde
das
Grandhotel Schloss Bensberg in Bergisch Gladbach zur
Verfügung. Nördlich des Königsforstes gelegen bietet es ein auf die
vier Elemente ausgerichtetes Spa, das auch speziell auf Männer
ausgelegte Programme bietet. Zudem Business-Locations und gleich drei
Restaurants, darunter das mit drei Sternen prämierte
Vendôme.[/*]

Auch hier empfiehlt es sich, sich sehr frühzeitig zu bemühen –
denn Tagungshotels sind immer sehr begehrt und haben dementsprechend
volle Terminkalender.

3. Das exakte Programm

Wenn die Eckdaten und die Location festgelegt sind, wird es an der
Zeit, sich auf die Inhalte zu fokussieren. Das bedeutet:

• Die Reihenfolge. Wer präsentiert was wann? Dabei sollte man

tendenziell die Highlights eines jeweiligen Tages, etwa spezielle
Gastredner, nicht schon auf den Anfang festlegen, um zu vermeiden,
dass das Interesse absinkt.[/*]

• Die Länge der jeweiligen

Veranstaltungen. Dabei gilt die Grundregel „so lange wie nötig, so
kurz wie möglich“ – mehrstündigen Reden kann niemand folgen. Aus
diesem Grund macht es auch Sinn, a) genügend Pausen einzuplanen und
b) bei der Programmgestaltung aktive mit passiven Teilen abwechseln zu
lassen.[/*]

• Die Freiräume. Egal ob Tagung oder Workshop, es muss

genügend Raum vorhanden sein, damit sich alle Teilnehmer zeitnah
austauschen können. Dies sollte man nicht allein auf den
„inoffiziellen Teil“ nach Ende des jeweiligen Tagesprogramms
verlegen, weil dann das Risiko besteht, dass bereits zu viel Zeit
vergangen ist.[/*]

• Der Speiseplan. Die Menüs sind ein wichtiges

Highlight jeder Veranstaltung und sollten in enger Zusammenarbeit mit
dem Ausrichtungsort und seiner Küche durchgeplant werden. Wichtig:
Allein in
Deutschland
leben rund zwölf Prozent der Bevölkerung vegetarisch bzw.
vegan. Deren Belange sollten also ebenso beachtet werden.[/*]

• Die

Unterhaltung. Keine Veranstaltung besteht nur aus festen
Arbeitspunkten, sondern benötigt immer Raum zur geselligen
Entfaltung. Auch hier sollte man einen Mix anstreben: Ein Teil der
Zeit für fest eingeplante, gemeinsame Veranstaltungen, ein weiterer
zur freien Verfügung der Teilnehmer.[/*]

Ganz wichtig: Zu dieser Phase gehört es auch, alle Materialien
aufzulisten und festzulegen, was mitgebracht werden muss bzw. was vom
Ausrichtungsort gestellt wird.

Wenn das alles steht, wird es zudem Zeit, die Unterlagen für die
Teilnehmer zu erstellen. D.h. Flyer, Programmhefte, Arbeitsunterlagen
und dergleichen.

4. Nachbereitung nicht vergessen

Eine gut geplante Veranstaltung ist ein Selbstläufer. Allerdings
dürfen alle Erfolge nicht verhindern, dass eine Nachbereitung
betrieben wird – und zwar so zeitnah nach dem Ende wie nur möglich,
damit alle Eindrücke frisch sind.

Denn: Was gut lief, sollte keine einmalige Veranstaltung bleiben. Und
jede Nachbereitung gibt einem die Möglichkeit, Gutes, Erfolgreiches
beizubehalten und zu vertiefen wie das, was nicht so optimal lieg,
rigoros auszusondern.