Altes bewahren

Die digitale Langzeitarchivierung hält Einzug ins Rathaus

Sankt Augustin - Nach intensiver Vorbereitung ist Sankt Augustin eine der ersten
Kommunen im Rheinland, die mit der Digitalen Langzeitarchivierung in
den Echtbetrieb geht. So wird zukünftig sichergestellt, dass nicht
nur digitale Verwaltungsvorgänge auch nach vielen Jahren noch les-
und nutzbar sind. Auch digitale Fotosammlungen, Filme oder
Tonaufnahmen können so dauerhaft aufbewahrt werden.

Wer hat es nicht schon erlebt: Fotos, die sich nicht mehr anzeigen
lassen, Filme, die mit der alten Festplatte verschwunden, CDs oder
DVDs, die nicht mehr lesbar sind. Oft schon nach wenigen Jahren
können solche Probleme auftauchen. Aufgrund der Vielzahl an
Datenformaten, Datenträgern oder Ablagestrukturen ist die Digitale
Langzeitarchivierung deutlich komplexer als die Archivierung von
Papierunterlagen. Und auch die Menge an digitalen Daten ist erheblich
größer. Städtische IT, der Fachdienst Organisation und das
Stadtarchiv haben sich deshalb den vielfältigen Herausforderungen
gestellt und freuen sich, dass nach rund zehn Jahren intensiver
Vorarbeit nun die dauerhafte Archivierung von digitalem Akten- und
Kulturgut begonnen hat. Ralf van Grinsven, der das Projekt zuerst als
IT-Leiter und dann als Leiter des Fachdienstes Organisation begleitet
hat, legte besonderen Wert auf die Übernahme der Daten aus der
elektronischen Akte, die seit rund zehn Jahren im Rathaus genutzt wird
und die Übernahme aus den verschiedenen Fachverfahren, wie dem
Rechnungswesen, Einwohnermeldeverfahren oder dem
Geoinformationssystem. Die ersten Echtdaten wurden bereits ins System
eingespeist: Ausgewählt wurde als Pilotbestand die digitale
Überlieferung der „Interessengemeinschaft für Müllvermeidung und
Recycling“, die sich von 1986 bis 2003 lokal und regional in
vielfältiger Weise sehr aktiv für den Umweltschutz engagiert hatte
und deren Papierüberlieferung ebenfalls vom Stadtarchiv gesichert
wird.

Eingesetzt wird die Verbundlösung DIPS.kommunal unter dem Dach des
„Digitalen Archivs NRW“. Neben der reinen Datenspeicherung wird
hiermit auch sichergestellt, dass die Daten immer auf aktuelle
Datenträger kopiert werden. Frank Wonneberger, Leiter des
Fachdienstes Information und Kommunikation ist Folgendes besonders
wichtig: „Veraltete Formate werden zukünftig rechtzeitig in neue
Formate überführt und nicht zuletzt werden die Daten aus Gründen
der Datensicherheit an geographisch verteilten Standorten gespeichert.
Metadaten-, Datensicherungs- und Zugriffskonzepte ergänzen das
System“.

Der praktische Systemzugang erfolgt über die IT der Stadt Köln. Bei
der Einführung wurde die Stadt Sankt Augustin von deren
Mitarbeitenden sowie dem Archiv- und Fortbildungszentrum Brauweiler
des Landschaftsverbands Rheinland beraten und betreut. Stadtarchivar
Michael Korn zeigt sich erleichtert: „So kann das Stadtarchiv nicht
nur die analogen Teile der historisch relevanten Überlieferung,
sondern eben auch die digitalen Daten als Teil des kulturellen Erbes
der Stadt, aber auch von Sankt Augustiner Vereinen, Firmen oder
Privatpersonen für die Gegenwart und Zukunft dauerhaft sichern“.