Personalmanagement

Mit kompetenter HR Software zum Erfolg

Wie in vielen anderen Teilen Deutschlands, wächst auch im Rheinland der Anteil an Menschen, die sich mit ihrem eigenen Unternehmen selbstständig machen wollen. Freiheit und Unabhängigkeit gehören zu den größten Gütern der modernen Geschäftswelt und immer mehr Arbeitnehmer sehnen sich danach, ihr eigener Chef zu sein. Spätestens, wenn ihr Vorhaben Fahrt aufnimmt und sie ihre ersten Mitarbeiter einstellen, stehen sie jedoch vor einer entscheidenden Frage: Wie verwaltet man seine eigenen Arbeitnehmer am besten? Eine gute HR Software bietet neben dem Personalmanagement noch einige weitere Funktionen, die der Verwaltung der eigenen Mitarbeiter dient. Im Folgenden werden die Aspekte untersucht, mit denen sich die HR Software beschäftigt und die Frage gestellt, ab wann man ein solches Programm unbedingt in Anspruch nehmen sollte.

Verwaltung von Daten, Zeit und Fortschritt

Die ideale HR Software ist ein echter Alleskönner. Sie soll die Daten der Mitarbeiter in digitalen Personalakten speichern und verwalten, Onboarding-Prozesse zentralisieren, die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen und ihren Urlaub, ihre Krankheit und andere Abwesenheiten abspeichern. Diese grundlegenden Aspekte wurden früher manuell abgearbeitet und haben deutlich mehr Zeit gekostet, als es mit den digitalen Lösungen notwendig ist. Das lässt Kapazitäten übrig, für Aspekte, denen sich moderne HR Softwares auch annehmen.

Recruiting und der Vergleich von Kandidaten

Mittlerweile kann das gesamte Bewerbermanagement über die HR Software abgewickelt werden. Stellenanzeigen werden ganz einfach erstellt und auf den relevanten Portalen veröffentlicht, eingehende Bewerbungen verwaltet und die Kandidaten verglichen. Außerdem kann über die Plattform direkt mit den Bewerbern kommuniziert werden, sodass der Recruiter jederzeit einen guten Überblick hat und nicht zwischen verschiedenen Bewerberportalen hin- und herspringen muss.

Abrechnungen und Berichte

In der herkömmlichen Buchhaltung wurden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen separat von der Zeit- und Bewerbererfassung geregelt. Eine moderne HR Software will diese Aspekte vereinen. Mit einer guten Alternative zu der Personio Software können Geschäftsführer, Buchhalter und Gründer kleiner Unternehmen im Rheinland die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeiter automatisieren. Da alle Daten bereits zentral und vor allem digital gespeichert sind, können sie von der Zeiterfassung direkt in die Lohnabrechnungen eingespeist werden und alle relevanten Sozialversicherungs- und Steuerdaten sind direkt zur Hand.

Vorteile für Mitarbeiter

Natürlich unterstützen all diese Funktionen aber nicht nur den Arbeitgeber. Klar, bei ihm soll alles organisiert und akkurat ablaufen, doch auch der Arbeitnehmer wünscht sich die entsprechende Ordnung. Nur, wenn er darauf vertrauen kann, dass sein Chef seine Arbeit angemessen entlohnt, jede Stunde ordnungsgemäß erfasst wird und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen rechtzeitig in seinem Postfach liegen, kann er seine Arbeit mit Stolz verrichten. Eine gute HR Software gibt also auch Mitarbeitern Zugriff auf ihre Dokumente. Außerdem können sie auf der Plattform ganz einfach ihren Urlaub beantragen oder ihre persönlichen Daten wie Adressen oder Bankverbindungen aktualisieren.

Mit Gesprächen die Richtung angeben

Je größer das Unternehmen wächst und je weiter es sich entwickelt, desto größer wird auch das Bedürfnis, es so nachhaltig und weitsichtig zu organisieren, dass es auch von späteren Generationen weitergeführt werden kann. Das funktioniert allerdings nur dann, wenn alle Mitarbeiter am gleichen Strick ziehen und nie das Ziel aus den Augen verlieren. Deshalb sollten Arbeitgeber regelmäßig Gespräche mit ihren Mitarbeitern führen, gemeinsam Ziele vereinbaren und die aktuelle Leistung beurteilen. Wo es hilfreich ist, können sie sogar Weiterbildungen planen. All diese Aspekte lassen sich über die richtige HR Software organisieren und dokumentieren.

Die Größe des Unternehmens

Nun ist vielen jungen Unternehmern im Rheinland der Wunsch nach dem Unternehmen, das über Generationen hinweg wächst, noch etwas fern. Ihre frisch gegründete Firma ist bisher vielleicht lediglich eine Ein-Mann-Operation und hat überhaupt nicht den Bedarf nach dem Verwalten von Mitarbeitern, einfach, da es bisher noch keine Mitarbeiter gibt. Tatsächlich ändern sich diese Dinge aber oft schnell. Gerade in Start-Ups wachsen Teams oft in geringer Zeit. Spätestens, wenn das Unternehmen über mehr als einen Mitarbeiter verfügt, sollte sich der Arbeitgeber um eine gute HR Software bemühen. Mit ihr kann das Team organisch wachsen, ohne dass jeder neue Angestellte dem Team unendlich viel Zeit abverlangt. Prozesse sind von Anfang an transparent und professionell und dem Wachstum steht nichts mehr im Weg.

Die eigene HR Abteilung

Schon bevor die Mitarbeiteranzahl in den zweistelligen Bereich wächst, kann es sinnvoll sein, eine HR Abteilung in der Struktur des Unternehmens zu verankern. Das bedeutet nicht, dass es gleich einen spezifisch geschulten Arbeitnehmer geben muss, der sich in Vollzeit ausschließlich mit Fragen der Human Resources beschäftigt. In wachsenden Teams reicht es oft schon aus, einem bereits existierenden Mitarbeiter den sprichwörtlichen Hut aufzusetzen und ihm die zusätzliche Aufgabe des Verwaltens im HR Bereich zu erteilen, wofür er täglich ein paar Stunden zur Seite legen kann. Eine solche Rolle bietet sich vor allem für Mitarbeiter mit viel Integrität und Führungspotenzial an, da der Weg zwischen Human Resources und der Chefetage oft nicht weit ist.

Ein Blick in die Zukunft des Rheinlands

Wenn man also im Rheinland ein Unternehmen gründet, hängt der Bedarf nach einer HR Software nicht davon ab, in welcher Branche man tätig ist oder wie genau der Management-Stil aussieht. Jeder Unternehmer, der ein paar Mitarbeiter hat, kann von einem solchen Programm profitieren. Gerade dann, wenn Wachstum erwünscht ist, was in jedem guten Unternehmen der Fall ist, sollte schon früh in eine HR Abteilung mit der entsprechenden Software investiert werden. Auf diese Art und Weise wird nicht nur das junge Unternehmen gestärkt, sondern auch die gesamte Region.